SophIA

<p><img src="https://formagent.vincennes.fr/uploads/images/gallery/2025-07/scaled-1680-/image-1753880305365.png" alt="image-1753880305365.png" width="100%" height="100%" /></p> <h4><strong>Sophia </strong><strong>est un chat interactif alimenté par l'intelligence artificielle.<br /></strong></h4> <p style="text-align: justify;">Il permet d'interagir de manière intuitive avec un modèle de langage capable d'assister les utilisateurs dans diverses tâches. Sophia utilise une technologie qui exécute des modèles d'IA localement sur votre appareil, garantissant ainsi la confidentialité de vos données.</p> <hr /> <h4 class="mb-2 whitespace-pre-wrap"><strong>Avantages de Sophia</strong></h4> <ul> <li style="text-align: justify;"><strong>Exécution locale :</strong> Profitez d'une utilisation rapide et efficace dans un environnement sécurisé.</li> <li style="text-align: justify;"><strong>Confidentialité renforcée des données</strong> : Vos informations restent protégées, sans risque d'exposition en ligne. Lorsque vous utilisez des documents sensibles, optez pour Sophia afin de garantir la confidentialité de vos données, car la plateforme fonctionne sur nos serveurs et n'est pas connectée à Internet.</li> <li style="text-align: justify;"><strong>Accès à des modèles personnalisés :</strong> Différents modèles ont été créés pour répondre à vos besoins. Ces modèles sont associés à des prompts personnalisés.<br /></li> <li style="text-align: justify;"><strong>Support pour les modèles de langage</strong> : Sophia prend en charge une variété de modèles de langage, y compris llama, granite, mixtral et deepseek.<br /></li> <li style="text-align: justify;"><strong>Lecture et analyse des fichiers texte, images, et audios</strong> : Accédez facilement à des fonctionnalités d'analyse avancées pour divers formats de contenu.</li> </ul> <hr /> <h4><strong>Objectifs de la formation Sophia</strong></h4> <p style="text-align: justify;">La formation Sophia a pour objectif de vous présenter la plateforme et de vous accompagner dans l’utilisation quotidienne de l’outil. La méthodologie est conçue avec un parcours progressif, évoluant de l’initiation à l’expertise, à votre rythme et selon vos besoins techniques.</p> <p style="text-align: justify;">Vous découvrirez toutes les fonctionnalités principales et avancées pour optimiser votre expérience d'utilisation.</p> <p><img src="https://formagent.vincennes.fr/uploads/images/gallery/2025-07/scaled-1680-/image-1753881583793.png" alt="image-1753881583793.png" width="100%" height="100%" /></p> <h4><strong>Consulter le programme ci-dessous et débuter la formation Sophia<br /></strong></h4>

Principales fonctionnalités

Connexion et Interface
Gérer vos dossiers
Liste des différents modèles et prompts associés

Assistance Sophia

Principales fonctionnalités

Connexion et Interface

Le tutoriel suivant vous guidera pour vous connecter à SophIA puis vous présentera l'interface de la solution, pour l'utiliser efficacement:

Note importante: les actions (ex: clic) sont symbolisées par une bulle bleue, les explications de la fonctionnalité par une bulle grise. Pour réaliser efficacement le tutoriel ci-dessous, il est important de bien suivre l'ordre chronologique et la numérotation des étapes indiquées. Exemple d'action : 1, 2, 3, 4...

Connexion

1. Se connecter à l'intranet: https://intranet.vincennes.fr

2. Cliquer sur Mes Applis

3. Dans la liste, cliquer sur Sophia

Ou vous pouvez vous connecter directement via le lien https://sophia.vincennes.fr

4. Cliquer sur Authentification Intranet

Interface

1. Rechercher des messages: retrouvez rapidement vos conversations précédentes en tapant un mot-clé.

2. Options: cliquer à droite d'une conversation pour accéder aux options (Épingler, Renommer, Cloner, Archiver, Partager, Téléverser, Supprimer ou ajouter des tags sur vos conversations ).

3. Joindre des fichiers: permet d'ajouter un fichier texte, audio, image, url ou rattacher une base de connaissance...

4. Message: permet d'accéder au chat interactif.

5. Nouvelle conversation: permet de débuter une nouvelle conversation.

6. Changer de modèle: permet d'accéder à différents modèles (usage général, création de persona, synthèse & résumé, génération d'images, génération de compte-rendu avec la retranscription audio, interrogation de documents, ....)

7. Utilisez des prompts pré-construits: Différents prompts ont été fait au préalable pour répondre à des besoins plus spécifiques. Ils sont suggéré dans la partie "suggestion" en dessous de la zone de texte. Vous pouvez tous les voir avec la molette de la souris.

8. Dossiers: Permet de classer les conversations, associer un prompt ou des fichiers/ base de connaissance.

Penser à ouvrir une nouvelle conversation à chaque nouvelle demande pour actualiser et éviter les erreurs.

Principales fonctionnalités

Gérer vos dossiers

Un dossier sur Sophia est un espace de travail personnel que vous créez pour regrouper vos conversations autour d’un même projet, thème ou interlocuteur. C’est comme un classeur numérique : vous y stockez toutes les discussions liées à un sujet précis.

📌 Exemple :
Créez un dossier “Projets municipaux 2025” pour y rassembler toutes vos conversations sur ce sujet.

💡 Astuce pro : Utilisez les dossiers pour séparer vos sujets (ex. : RH, urbanisme, événements) et personnalisez chaque dossier avec :
👉 Un prompt système adapté au contexte,
👉 Une base de connaissance spécifique.
Cela rend vos échanges avec Sophia plus précis, plus efficaces et mieux organisés.

A. Créer un nouveau dossier

Le but de cette étape est de créer un espace dédié pour organiser vos échanges avec Sophia.

1. Sur la bande latérale gauche, cliquez sur la section Dossiers et sur le bouton + pour créer un nouveau dossier
2. Dans la fenêtre qui s’ouvre, donnez un nom explicite à votre dossier (ex. : “Référentiel RH”, “Budget 2025”)
3. Cliquez sur Enregistrer pour valider la création du dossier

Vous pouvez ensuite y déplacer des conversations existantes ou lancer de nouvelles discussions directement dans ce dossier.

B. Utiliser le Prompt Système dans un dossier

Chaque dossier peut avoir un Prompt Système : un texte qui définit le rôle ou le contexte de Sophia pour ce dossier. Cela permet de guider Sophia pour qu’elle réponde avec un ton, un style ou des connaissances spécifiques à ce projet.

📌 Exemple de Prompt Système :
“Tu es un assistant municipal spécialisé dans la gestion des dossiers d’urbanisme. Réponds de manière concise, en citant les articles de règlement applicables lorsque c’est pertinent.”

1. Ouvrir le dossier que vous venez de créer (ou un existant) et cliquer sur
2. Cliquer sur modifier

3 Rédiger vos instructions
4. Cliquer sur Enregistrer

Sophia utilisera ce prompt à chaque fois que vous discutez dans ce dossier.

C. Attacher une Base de Connaissance à votre dossier

Vous pouvez attacher une base de connaissance ou vos fichiers à un dossier. C’est un ensemble de documents (PDF, textes, fichiers Word, etc.) que Sophia peut lire et interroger pour vous répondre.

1. Ouvrir le dossier que vous venez de créer (ou un existant) et cliquer sur
2. Cliquer sur modifier

3. Téléverser vos fichiers (ex. : règlements, rapports, procédures internes)
4. Cliquer sur Enregistrer. Sophia les indexe automatiquement

🔍 Ensuite, vous pouvez lui poser des questions comme : “Quelles sont les conditions pour obtenir une subvention culturelle selon le document que j’ai uploadé ?”

Sophia va extraire l’information pertinente de vos documents et vous y répondre.

Principales fonctionnalités

Liste des différents modèles et prompts associés

Les modèles sont des fonctionnalités spécifiques (il y a un "prompt système" associé qui va définir le comportement de l'IA). Sur ces modèles, il y a des suggestions, en bas de l'écran, qui amèneront vers des prompts, déjà pré-construits.

Pour appeler un prompt, il faut saisir /nom du prompt, puis sélectionner le prompt souhaité au-dessus de la zone de texte.

A. Usage Général :

Le modèle Usage Général est fait pour répondre à toutes les demandes des utilisateurs. Il y a plusieurs prompts suggérés en dessous de la zone de texte :

Liste des prompts suggérés (cliquer sur cette section)

^{Vulgarise pour moi : le prompt a pour but de vulgariser un texte, un sujet ou un document pour sa propre compréhension}
^{Vulgarise pour une autre personne : le prompt a pour but de vulgariser son contenu pour qu'il soit compris pour les non-experts du sujet.}
^{Mail : le prompt aide à créer un mail en se basant sur 3 mails déjà rédigés par la personne. Le mail essayera de reproduire le style d'écriture.}
^{Brainstorming (/brainstorming) : le prompt a pour but de donner des idées créatives, à partir d'un sujet, avec quelques détails.}
^{Création de persona (/persona): le prompt a pour but de vous aidez à faire votre persona}
^{Résumé: le prompt a pour but de résumer un texte}

1. Sélectionner le modèle Usage Général, si il n'est pas par défaut

2. Poser votre question ou sélectionner un des prompts suggérés (penser à scroller pour accéder à toute la liste)

3. Cliquer sur pour envoyer le message

B. Analyse et synthèse de documents :

Le but de ce modèle est de permettre d'interroger le ou les document(s) que vous mettrez en pièce jointe. Il permet de transformer plusieurs sources d'information en documents clairs et concis. En analysant les points clés et en organisant les données de manière logique, il est idéal pour la rédaction de rapports et de synthèses nécessitant un ton professionnel.

1. Sélectionner le modèle Charte des usages numériques

2. Poser votre question ou sélectionner un des prompts suggérés

3. Téléverser votre pièce jointe

4. Cliquer sur pour envoyer le message

C. Génération d'images

En cliquant sur le bouton images vous aurez la possibilité de générer des images en mettant une description de cette dernière dans le prompt.

1. Sélectionner le modèle Génération d'images

2. Vérifier que le logo image est bien coché (le bouton doit être coché en bleu pour que cela fonctionne).

3. Poser votre question ou sélectionner un des prompts suggérés

4. Cliquer sur pour envoyer le message

D. Audio - Compte-rendu

En associant un fichier audio (ou une retranscription) en pièce jointe, vous aurez la possibilité de générer des comptes rendus/relevés de décisions.

Conseils pour rédiger vos prompts
N’hésitez pas à enrichir votre demande en y intégrant des éléments de contexte essentiels : (noms des participants, contexte de la réunion, date de la réunion, noms des logiciels ...).
Exemple: « Fais-moi un compte rendu complet de cette réunion. Liste les personnes présentes, les décisions prises et les actions à entreprendre. La réunion a eu lieu le 25 septembre 2025. Ont participé : Mme x, M. x. »

Plan du compte rendu généré (cliquer sur cette section)

Titre de la réunion avec date
Liste des personnes présentes avec leur poste (entreprise/collectivité)
Liste des personnes absentes

1. Objectif de la réunion : quelques lignes sur l'objet de la réunion
2. Sujets abordés : liste des sujets abordés durant la réunion (avec explication en dessous de chaque point des éléments abordés à propos de ce sujet)
3. Actions à mener : expliquer toutes les actions qui doivent être entreprises dans le futur. Il faut préciser la date et par qui elles doivent être faite.

1. Sélectionner le modèle Audio - Compte rendu

2. Poser votre question ou sélectionner un le prompt suggéré

3. Cliquer sur et téléverser des fichiers puis sélectionner le fichier audio à joindre

4. Cliquer sur votre fichier audio

5. Activer le curseur pour prendre en compte l'intégralité de la demande

6. Cliquer sur pour envoyer le message

E. Analyse d'images :

Ce modèle vous permet d'analyser le contenu des images, des captures d'écran. Utile pour la classification de photos ou pour la création de tutoriel.

1. Sélectionner le modèle Analyse d'images

2. Poser votre question

3. Téléverser votre image

4. Cliquer sur pour envoyer le message

F. Synthétiser une recherche web :

Ce modèle est fait pour répondre à votre demande en interrogeant des sites web.

1. Sélectionner le modèle Synthétiser une recherche web

2. Soit vous posez votre question et les recherches s'effectueront sur plusieurs sites web

3. Soit vous pouvez préciser sur quel(s) site(s) recherché(s) en cliquant sur

3a. Cliquer sur Attach Webpage

3b. Saisir l'adresse du site

3c. Cliquer sur Ajouter

4. Cliquer sur pour envoyer le message

Assistance Sophia

Service Métier pour assistance

DINSI - SERVICE SYSTÈMES D'INFORMATION

En cas de problème avec la solution SophIA, vous pourrez contacter la DINSI, via l’application Joget-Assistance:

https://intranet.vincennes.fr => Mes applis => Assistance
cliquer sur "Nouvelle demande"
sélectionner "Intelligence Artificielle" dans Type de demande
rédiger votre demande