# SophIA
#### **Sophia est un chat interactif alimenté par l'intelligence artificielle.**
Il permet d'interagir de manière intuitive avec un modèle de langage capable d'assister les utilisateurs dans diverses tâches. Sophia utilise une technologie qui exécute des modèles d'IA localement sur votre appareil, garantissant ainsi la confidentialité de vos données.
---
#### **Avantages de Sophia**
- **Exécution locale :** Profitez d'une utilisation rapide et efficace dans un environnement sécurisé.
- **Confidentialité renforcée des données** : Vos informations restent protégées, sans risque d'exposition en ligne. Lorsque vous utilisez des documents sensibles, optez pour Sophia afin de garantir la confidentialité de vos données, car la plateforme fonctionne sur nos serveurs et n'est pas connectée à Internet.
- **Accès à des modèles personnalisés :** Différents modèles ont été créés pour répondre à vos besoins. Ces modèles sont associés à des prompts personnalisés.
- **Support pour les modèles de langage** : Sophia prend en charge une variété de modèles de langage, y compris llama, granite, mixtral et deepseek.
- **Lecture et analyse des fichiers texte, images, et audios** : Accédez facilement à des fonctionnalités d'analyse avancées pour divers formats de contenu.
---
#### **Objectifs de la formation Sophia**
La formation Sophia a pour objectif de vous présenter la plateforme et de vous accompagner dans l’utilisation quotidienne de l’outil. La méthodologie est conçue avec un parcours progressif, évoluant de l’initiation à l’expertise, à votre rythme et selon vos besoins techniques.
Vous découvrirez toutes les fonctionnalités principales et avancées pour optimiser votre expérience d'utilisation.
#### **Consulter le programme ci-dessous et débuter la formation Sophia**
# Principales fonctionnalités
# Connexion et Interface
Le tutoriel suivant vous guidera pour vous connecter à **SophIA** puis vous présentera l'interface de la solution, pour l'utiliser efficacement:
- [Connexion](https://formagent.vincennes.fr/link/674#bkmrk-connexion)
- [Interface](https://formagent.vincennes.fr/link/674#bkmrk-interface)
**Note importante: les actions (ex: clic) sont symbolisées par une bulle bleue, les explications de la fonctionnalité par une bulle grise.** Pour réaliser efficacement le tutoriel ci-dessous, il est important de bien suivre l'ordre chronologique et la numérotation des étapes indiquées. Exemple d'action : 1, 2, 3, 4...
---
#### **Connexion**
** 1. Se connecter à l'intranet: [https://intranet.vincennes.fr](https://intranet.vincennes.fr)**
** 2. Cliquer sur Mes Applis**
** 3. Dans la liste, cliquer sur Sophia**
**Ou vous pouvez vous connecter directement via le lien https://sophia.vincennes.fr**
** 4. Cliquer sur Authentification Intranet**
---
#### **Interface**
** 1. Rechercher des messages:** retrouvez rapidement vos conversations précédentes en tapant un mot-clé.
** 2. Options:** cliquer à droite d'une conversation pour accéder aux options (Épingler, Renommer, Cloner, Archiver, Partager, Téléverser, Supprimer ou ajouter des tags sur vos conversations ).
** 3. Joindre des fichiers:** permet d'ajouter un fichier texte, audio, image, url ou rattacher une base de connaissance...
** 4. Message: **permet d'accéder au chat interactif.
** 5. Nouvelle conversation: **permet de débuter une nouvelle conversation.
** 6. Changer de modèle: **permet d'accéder à différents modèles (usage général, création de persona, synthèse & résumé, génération d'images, génération de compte-rendu avec la retranscription audio, interrogation de documents, ....)
** 7. Utilisez des prompts pré-construits: **Différents prompts ont été fait au préalable pour répondre à des besoins plus spécifiques. Ils sont suggéré dans la partie "suggestion" en dessous de la zone de texte. Vous pouvez tous les voir avec la molette de la souris.
** 8. Dossiers:** Permet de classer les conversations, associer un prompt ou des fichiers/ base de connaissance.
Penser à ouvrir une nouvelle conversation à chaque nouvelle demande pour actualiser et éviter les erreurs.
# Gérer vos dossiers
Un **dossier** sur Sophia est un espace de travail personnel que vous créez pour **regrouper vos conversations** autour d’un même projet, thème ou interlocuteur. C’est comme un classeur numérique : vous y stockez toutes les discussions liées à un sujet précis.
📌 **Exemple** :
Créez un dossier *“Projets municipaux 2025”* pour y rassembler toutes vos conversations sur ce sujet.
**💡 Astuce pro : Utilisez les dossiers pour séparer vos sujets (ex. : RH, urbanisme, événements) et personnalisez chaque dossier avec :**
**👉 Un prompt système adapté au contexte,**
**👉 Une base de connaissance spécifique.**
**Cela rend vos échanges avec Sophia plus précis, plus efficaces et mieux organisés.**
---
#### **A. Créer un nouveau dossier**
Le but de cette étape est de créer un espace dédié pour organiser vos échanges avec Sophia.
** 1. Sur la bande latérale gauche, cliquez sur la section Dossiers et sur le bouton + pour créer un nouveau dossier**
** 2. Dans la fenêtre qui s’ouvre, donnez un nom explicite à votre dossier (ex. : “Référentiel RH”, “Budget 2025”)**
** 3. Cliquez sur Enregistrer pour valider la création du dossier**
Vous pouvez ensuite y **déplacer des conversations existantes** ou **lancer de nouvelles discussions** directement dans ce dossier.
---
#### **B. Utiliser le Prompt Système dans un dossier**
Chaque dossier peut avoir un **Prompt Système** : un texte qui définit le rôle ou le contexte de Sophia pour ce dossier. Cela permet de guider Sophia pour qu’elle réponde avec un ton, un style ou des connaissances spécifiques à ce projet.
📌 **Exemple de Prompt Système** :
*“Tu es un assistant municipal spécialisé dans la gestion des dossiers d’urbanisme. Réponds de manière concise, en citant les articles de règlement applicables lorsque c’est pertinent.”*
** 1. Ouvrir le dossier que vous venez de créer (ou un existant) et cliquer sur **
** 2. Cliquer sur modifier**
** 3 Rédiger vos instructions**
** 4. Cliquer sur Enregistrer**
Sophia utilisera ce prompt à **chaque fois** que vous discutez dans ce dossier.
---
#### **C. Attacher une Base de Connaissance à votre dossier**
Vous pouvez **attacher une base de connaissance ou vos fichiers** à un dossier. C’est un ensemble de documents (PDF, textes, fichiers Word, etc.) que Sophia peut **lire et interroger** pour vous répondre.
** 1. Ouvrir le dossier que vous venez de créer (ou un existant) et cliquer sur **
** 2. Cliquer sur modifier**
** 3. Téléverser vos fichiers (ex. : règlements, rapports, procédures internes)**
** 4. Cliquer sur Enregistrer. Sophia les indexe automatiquement**
🔍 **Ensuite, vous pouvez lui poser des questions comme :** *“Quelles sont les conditions pour obtenir une subvention culturelle selon le document que j’ai uploadé ?”*
Sophia va **extraire l’information pertinente** de vos documents et vous y répondre.
# Liste des différents modèles et prompts associés
Les modèles sont des fonctionnalités spécifiques (il y a un "prompt système" associé qui va définir le comportement de l'IA). Sur ces modèles, il y a des suggestions, en bas de l'écran, qui amèneront vers des prompts, déjà pré-construits.
Pour appeler un prompt, il faut saisir **/nom du prompt**, puis sélectionner le prompt souhaité au-dessus de la zone de texte.
---
#### **A. Usage Général :**
Le modèle **Usage Général** est fait pour répondre à toutes les demandes des utilisateurs. Il y a plusieurs prompts suggérés en dessous de la zone de texte :
Liste des prompts suggérés (cliquer sur cette section)
- **Vulgarise pour moi** : le prompt a pour but de vulgariser un texte, un sujet ou un document pour sa propre compréhension
- **Vulgarise pour une autre personne** : le prompt a pour but de vulgariser son contenu pour qu'il soit compris pour les non-experts du sujet.
- **Mail** : le prompt aide à créer un mail en se basant sur 3 mails déjà rédigés par la personne. Le mail essayera de reproduire le style d'écriture.
- **Brainstorming** (/brainstorming) : le prompt a pour but de donner des idées créatives, à partir d'un sujet, avec quelques détails.
- **Création de persona** (/persona): le prompt a pour but de vous aidez à faire votre persona
- **Résumé**: le prompt a pour but de résumer un texte
**Conseils pour rédiger vos prompts**
N’hésitez pas à enrichir votre demande en y intégrant des **éléments de contexte essentiels** : (**noms des participants, contexte de la réunion, date de la réunion**, **noms des logiciels** ...).
**Exemple:** « Fais-moi un compte rendu complet de cette réunion. Liste les personnes présentes, les décisions prises et les actions à entreprendre. La réunion a eu lieu le 25 septembre 2025. Ont participé : Mme x, M. x. »
Plan du compte rendu généré (cliquer sur cette section)
- Titre de la réunion avec date
- Liste des personnes présentes avec leur poste (entreprise/collectivité)
- Liste des personnes absentes
1. 1. Objectif de la réunion : quelques lignes sur l'objet de la réunion
2. Sujets abordés : liste des sujets abordés durant la réunion (avec explication en dessous de chaque point des éléments abordés à propos de ce sujet)
3. Actions à mener : expliquer toutes les actions qui doivent être entreprises dans le futur. Il faut préciser la date et par qui elles doivent être faite.
| Type de document | Formats concernés |
| Tableur | Excel (.xlsx, .xls) |
| Présentation | PowerPoint (.pptx, .ppt) |
| Document universel | PDF |
| Traitement de texte | Word (.docx, .doc) |
Grâce au terminal, vous pouvez par exemple :
- convertir un fichier d’un format à un autre ;
- extraire ou réorganiser des données d’un tableau ;
- générer un résumé structuré à partir d’un document ;
- automatiser des tâches répétitives sur plusieurs fichiers.
### Comment accéder au terminal ?
#### Activation manuelle
Par défaut, le terminal est désactivé dans vos conversations. Pour l’activer :
1. Dans votre conversation Sophia, cliquez sur **l’icône de nuage** située à droite de la barre de saisie et vérifiez que **le terminal est coché**.
[](https://formagent.vincennes.fr/uploads/images/gallery/2026-07/Xh7image.png)
2. Une fenêtre s’ouvre alors sur le côté droit de l’écran : il s’agit de votre **explorateur de fichiers** personnel, propre à votre compte utilisateur.
3. Vous pouvez y consulter, téléverser et organiser les documents que vous souhaitez traiter.
#### Activation automatique via le modèle « Terminal Bureautique »
Si vous utilisez le modèle **« Terminal Bureautique »**, le terminal est déjà activé par défaut. L’explorateur de fichiers et les outils associés se mettent alors en place automatiquement, sans manipulation préalable de votre part.
Ce modèle est justement conçu pour vous faire gagner du temps : découvrez ci-dessous comment il fonctionne et pourquoi il est recommandé.
### Le modèle « Terminal Bureautique » : la méthode la plus simple
Pour vous faciliter la vie, un modèle spécialisé est disponible directement dans Sophia : **« Terminal Bureautique »**.
[](https://formagent.vincennes.fr/uploads/images/gallery/2026-07/d1Kimage.png)
#### Pourquoi utiliser ce modèle ?
Ce modèle intègre un *prompt system* et des outils préconfigurés. En d’autres termes, tout le « langage technique » est masqué : vous n’avez pas besoin de connaître le nom des bibliothèques informatiques ni la syntaxe exacte des commandes.
Ce qui change concrètement pour vous :
#### Comment l’utiliser ?
1. Lors de l’ouverture d’une conversation, choisissez le modèle **« Terminal Bureautique »** dans la liste des modèles disponibles.
2. Décrivez votre besoin en langage naturel.
*Exemple :* « Je souhaite convertir ce tableau Excel en PDF » ou « Corrige le problème d'encodage sur ce fichier Excel ».
3. Le modèle exécute la tâche dans le terminal et vous présente le résultat.
4. Vous retrouverez les modifications directement sur le document présent dans le terminal, ou un nouveau document sera créé et placé dans l'arborescence (il suffit après de le télécharger).