# SophIA
# Principales fonctionnalités
# Connexion et Interface
Le tutoriel suivant vous guidera pour vous connecter à **SophIA** puis vous présentera l'interface de la solution, pour l'utiliser efficacement:
- [Connexion](https://formagent.vincennes.fr/link/674#bkmrk-connexion)
- [Interface](https://formagent.vincennes.fr/link/674#bkmrk-interface)
**Note importante: les actions (ex: clic) sont symbolisées par une bulle bleue, les explications de la fonctionnalité par une bulle grise.** Pour réaliser efficacement le tutoriel ci-dessous, il est important de bien suivre l'ordre chronologique et la numérotation des étapes indiquées. Exemple d'action : 1, 2, 3, 4...
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#### **Connexion**
** 1. Se connecter à l'intranet: [https://intranet.vincennes.fr](https://intranet.vincennes.fr)**
** 2. Cliquer sur Mes Applis**
** 3. Dans la liste, cliquer sur Sophia**
**Ou vous pouvez vous connecter directement via le lien https://sophia.vincennes.fr**
** 4. Cliquer sur Authentification Intranet**
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#### **Interface**
** 1. Rechercher des messages:** retrouvez rapidement vos conversations précédentes en tapant un mot-clé.
** 2. Options:** cliquer à droite d'une conversation pour accéder aux options (Épingler, Renommer, Cloner, Archiver, Partager, Téléverser, Supprimer ou ajouter des tags sur vos conversations ).
** 3. Joindre des fichiers:** permet d'ajouter un fichier texte, audio, image, url ou rattacher une base de connaissance...
** 4. Message: **permet d'accéder au chat interactif.
** 5. Nouvelle conversation: **permet de débuter une nouvelle conversation.
** 6. Changer de modèle: **permet d'accéder à différents modèles (usage général, création de persona, synthèse & résumé, génération d'images, génération de compte-rendu avec la retranscription audio, interrogation de documents, ....)
** 7. Utilisez des prompts pré-construits: **Différents prompts ont été fait au préalable pour répondre à des besoins plus spécifiques. Ils sont suggéré dans la partie "suggestion" en dessous de la zone de texte. Vous pouvez tous les voir avec la molette de la souris.
** 8. Dossiers:** Permet de classer les conversations, associer un prompt ou des fichiers/ base de connaissance.
Penser à ouvrir une nouvelle conversation à chaque nouvelle demande pour actualiser et éviter les erreurs.
# Gérer vos dossiers
Un **dossier** sur Sophia est un espace de travail personnel que vous créez pour **regrouper vos conversations** autour d’un même projet, thème ou interlocuteur. C’est comme un classeur numérique : vous y stockez toutes les discussions liées à un sujet précis.
📌 **Exemple** :
Créez un dossier *“Projets municipaux 2025”* pour y rassembler toutes vos conversations sur ce sujet.
**💡 Astuce pro : Utilisez les dossiers pour séparer vos sujets (ex. : RH, urbanisme, événements) et personnalisez chaque dossier avec :**
**👉 Un prompt système adapté au contexte,**
**👉 Une base de connaissance spécifique.**
**Cela rend vos échanges avec Sophia plus précis, plus efficaces et mieux organisés.**
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#### **A. Créer un nouveau dossier**
Le but de cette étape est de créer un espace dédié pour organiser vos échanges avec Sophia.
** 1. Sur la bande latérale gauche, cliquez sur la section Dossiers et sur le bouton + pour créer un nouveau dossier**
** 2. Dans la fenêtre qui s’ouvre, donnez un nom explicite à votre dossier (ex. : “Référentiel RH”, “Budget 2025”)**
** 3. Cliquez sur Enregistrer pour valider la création du dossier**
Vous pouvez ensuite y **déplacer des conversations existantes** ou **lancer de nouvelles discussions** directement dans ce dossier.
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#### **B. Utiliser le Prompt Système dans un dossier**
Chaque dossier peut avoir un **Prompt Système** : un texte qui définit le rôle ou le contexte de Sophia pour ce dossier. Cela permet de guider Sophia pour qu’elle réponde avec un ton, un style ou des connaissances spécifiques à ce projet.
📌 **Exemple de Prompt Système** :
*“Tu es un assistant municipal spécialisé dans la gestion des dossiers d’urbanisme. Réponds de manière concise, en citant les articles de règlement applicables lorsque c’est pertinent.”*
** 1. Ouvrir le dossier que vous venez de créer (ou un existant) et cliquer sur **
** 2. Cliquer sur modifier**
** 3 Rédiger vos instructions**
** 4. Cliquer sur Enregistrer**
Sophia utilisera ce prompt à **chaque fois** que vous discutez dans ce dossier.
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#### **C. Attacher une Base de Connaissance à votre dossier**
Vous pouvez **attacher une base de connaissance ou vos fichiers** à un dossier. C’est un ensemble de documents (PDF, textes, fichiers Word, etc.) que Sophia peut **lire et interroger** pour vous répondre.
** 1. Ouvrir le dossier que vous venez de créer (ou un existant) et cliquer sur **
** 2. Cliquer sur modifier**
** 3. Téléverser vos fichiers (ex. : règlements, rapports, procédures internes)**
** 4. Cliquer sur Enregistrer. Sophia les indexe automatiquement**
🔍 **Ensuite, vous pouvez lui poser des questions comme :** *“Quelles sont les conditions pour obtenir une subvention culturelle selon le document que j’ai uploadé ?”*
Sophia va **extraire l’information pertinente** de vos documents et vous y répondre.
# Liste des différents modèles et prompts associés
Les modèles sont des fonctionnalités spécifiques (il y a un "prompt système" associé qui va définir le comportement de l'IA). Sur ces modèles, il y a des suggestions, en bas de l'écran, qui amèneront vers des prompts, déjà pré-construits.
Pour appeler un prompt, il faut saisir **/nom du prompt**, puis sélectionner le prompt souhaité au-dessus de la zone de texte.
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#### **A. Usage Général :**
Le modèle **Usage Général** est fait pour répondre à toutes les demandes des utilisateurs. Il y a plusieurs prompts suggérés en dessous de la zone de texte :
Liste des prompts suggérés (cliquer sur cette section)
- **Vulgarise pour moi** : le prompt a pour but de vulgariser un texte, un sujet ou un document pour sa propre compréhension
- **Vulgarise pour une autre personne** : le prompt a pour but de vulgariser son contenu pour qu'il soit compris pour les non-experts du sujet.
- **Mail** : le prompt aide à créer un mail en se basant sur 3 mails déjà rédigés par la personne. Le mail essayera de reproduire le style d'écriture.
- **Brainstorming** (/brainstorming) : le prompt a pour but de donner des idées créatives, à partir d'un sujet, avec quelques détails.
- **Création de persona** (/persona): le prompt a pour but de vous aidez à faire votre persona
- **Résumé**: le prompt a pour but de résumer un texte
**Conseils pour rédiger vos prompts**
N’hésitez pas à enrichir votre demande en y intégrant des **éléments de contexte essentiels** : (**noms des participants, contexte de la réunion, date de la réunion**, **noms des logiciels** ...).
**Exemple:** « Fais-moi un compte rendu complet de cette réunion. Liste les personnes présentes, les décisions prises et les actions à entreprendre. La réunion a eu lieu le 25 septembre 2025. Ont participé : Mme x, M. x. »
Plan du compte rendu généré (cliquer sur cette section)
- Titre de la réunion avec date
- Liste des personnes présentes avec leur poste (entreprise/collectivité)
- Liste des personnes absentes
1. 1. Objectif de la réunion : quelques lignes sur l'objet de la réunion
2. Sujets abordés : liste des sujets abordés durant la réunion (avec explication en dessous de chaque point des éléments abordés à propos de ce sujet)
3. Actions à mener : expliquer toutes les actions qui doivent être entreprises dans le futur. Il faut préciser la date et par qui elles doivent être faite.