# Utiliser le terminal bureautique sur Sophia

Sophia intègre un **terminal** directement accessible depuis vos conversations.

Cet outil vous permet d’exécuter des traitements automatiques sur vos fichiers et documents directement depuis l’interface, sans aucune installation sur votre poste de travail.

Le terminal met à votre disposition un **espace de gestion de fichiers** personnel, couplé à un moteur d’**exécution de scripts Python** qui tourne en arrière-plan. Cela signifie que lorsque vous formulez une demande, celle-ci est traduite en instructions techniques et exécutée via du code, qui manipule vos documents à votre place dans un environnement sécurisé.

Vous gardez le contrôle du résultat, tandis que la partie technique est gérée automatiquement en fond de traitement.

### À quoi sert le terminal ?

Cette fonctionnalité est principalement destinée au **traitement de vos documents bureautiques** courants. Elle prend en charge les formats les plus utilisés au quotidien :

<table border="1" id="bkmrk-type-de-document-for" style="border-collapse: collapse; width: 100%;"><colgroup><col style="width: 50%;"></col><col style="width: 50%;"></col></colgroup><thead><tr><td class="align-center">Type de document</td><td class="align-center">Formats concernés</td></tr></thead><tbody><tr><td class="align-center">Tableur</td><td class="align-center"><div class="break-normal"></div><div class="break-normal">Excel (.xlsx, .xls)</div></td></tr><tr><td class="align-center">Présentation</td><td class="align-center">PowerPoint (.pptx, .ppt)</td></tr><tr><td class="align-center">Document universel</td><td class="align-center"><div class="break-normal"></div><div class="break-normal">PDF</div></td></tr><tr><td class="align-center">Traitement de texte</td><td class="align-center">Word (.docx, .doc)</td></tr></tbody></table>

Grâce au terminal, vous pouvez par exemple :

- convertir un fichier d’un format à un autre ;
- extraire ou réorganiser des données d’un tableau ;
- générer un résumé structuré à partir d’un document ;
- automatiser des tâches répétitives sur plusieurs fichiers.


### Comment accéder au terminal ?

#### Activation manuelle

Par défaut, le terminal est désactivé dans vos conversations. Pour l’activer :

1. Dans votre conversation Sophia, cliquez sur **l’icône de nuage** située à droite de la barre de saisie et vérifiez que **le terminal est coché**.  
    [![image.png](https://formagent.vincennes.fr/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/Xh7image.png)](https://formagent.vincennes.fr/uploads/images/gallery/2026-07/Xh7image.png)
2. Une fenêtre s’ouvre alors sur le côté droit de l’écran : il s’agit de votre **explorateur de fichiers** personnel, propre à votre compte utilisateur.
3. Vous pouvez y consulter, téléverser et organiser les documents que vous souhaitez traiter.

#### Activation automatique via le modèle « Terminal Bureautique »

Si vous utilisez le modèle **« Terminal Bureautique »**, le terminal est déjà activé par défaut. L’explorateur de fichiers et les outils associés se mettent alors en place automatiquement, sans manipulation préalable de votre part.

Ce modèle est justement conçu pour vous faire gagner du temps : découvrez ci-dessous comment il fonctionne et pourquoi il est recommandé.

### Le modèle « Terminal Bureautique » : la méthode la plus simple

<div class="relative w-full group mb-2" id="bkmrk--2"><div class="scrollbar-hidden relative overflow-x-auto max-w-full"></div></div>Pour vous faciliter la vie, un modèle spécialisé est disponible directement dans Sophia : **« Terminal Bureautique »**.

<div class="relative w-full group mb-2" id="bkmrk--3"><div class="scrollbar-hidden relative overflow-x-auto max-w-full"><div class="my-2">  
</div></div></div>[![image.png](https://formagent.vincennes.fr/uploads/images/gallery/2026-07/scaled-1680-/d1Kimage.png)](https://formagent.vincennes.fr/uploads/images/gallery/2026-07/d1Kimage.png)

<div class="relative w-full group mb-2" id="bkmrk--5"><div class="scrollbar-hidden relative overflow-x-auto max-w-full"><div class="my-2">  
</div></div></div>#### Pourquoi utiliser ce modèle ?

<div class="relative w-full group mb-2" id="bkmrk--6"><div class="scrollbar-hidden relative overflow-x-auto max-w-full"></div></div>Ce modèle intègre un *prompt system* et des outils préconfigurés. En d’autres termes, tout le « langage technique » est masqué : vous n’avez pas besoin de connaître le nom des bibliothèques informatiques ni la syntaxe exacte des commandes.

<div class="relative w-full group mb-2" id="bkmrk--7"><div class="scrollbar-hidden relative overflow-x-auto max-w-full"><div class="my-2">  
</div></div></div>Ce qui change concrètement pour vous :

<div class="relative w-full group mb-2" id="bkmrk-uniformisation-%3A-les"><div class="scrollbar-hidden relative overflow-x-auto max-w-full">- **Uniformisation** : les bibliothèques Python nécessaires sont déjà chargées et paramétrées.
- **Format de sortie standardisé** : vos documents générés ou modifiés respectent automatiquement les formats attendus (Word, Excel, PDF, PowerPoint).
- **Simplicité** : vous décrivez votre besoin en français courant, le modèle traduit lui-même la demande en action technique exécutée en arrière-plan.

<div class="my-2">  
</div></div></div>#### Comment l’utiliser ?

<div class="relative w-full group mb-2" id="bkmrk-lors-de-l%E2%80%99ouverture-"><div class="scrollbar-hidden relative overflow-x-auto max-w-full">1. Lors de l’ouverture d’une conversation, choisissez le modèle **« Terminal Bureautique »** dans la liste des modèles disponibles.
2. Décrivez votre besoin en langage naturel.  
    *Exemple :* « Je souhaite convertir ce tableau Excel en PDF » ou « Corrige le problème d'encodage sur ce fichier Excel ».
3. Le modèle exécute la tâche dans le terminal et vous présente le résultat.
4. Vous retrouverez les modifications directement sur le document présent dans le terminal, ou un nouveau document sera créé et placé dans l'arborescence (il suffit après de le télécharger).

</div></div>### Exemples concrets d’utilisation

<div class="relative w-full group mb-2" id="bkmrk--8"><div class="scrollbar-hidden relative overflow-x-auto max-w-full"></div></div>Voici quelques situations courantes pour lesquelles le modèle « Terminal Bureautique » vous sera utile :

<div class="relative w-full group mb-2" id="bkmrk-votre-besoin-ce-que-"><div class="scrollbar-hidden relative overflow-x-auto max-w-full"><table border="1" style="border-collapse: collapse; width: 100%;"><colgroup><col style="width: 50%;"></col><col style="width: 50%;"></col></colgroup><thead><tr><td class="align-center">Votre Besoin</td><td class="align-center">Ce que vous pouvez demander</td></tr></thead><tbody><tr><td class="align-center">Transformer un fichier</td><td class="align-center">« Convertis ce fichier Word en PDF »</td></tr><tr><td class="align-center">Extraire des données</td><td class="align-center">« Extrais les données du tableau page 3 de ce PDF dans un fichier Excel »</td></tr><tr><td class="align-center">Uniformiser une présentation</td><td class="align-center"><div class="break-normal"></div><div class="break-normal">« Applique la charte graphique Ville de Vincennes à ce PowerPoint »</div></td></tr><tr><td class="align-center">Analyser un document</td><td class="align-center">« Compte le nombre de lignes dans ce tableau Excel et donne-moi le total »</td></tr></tbody></table>

</div></div>
### Bonnes pratiques et sécurité

- **Vérifiez toujours le résultat** avant de diffuser un document : le terminal vous aide, mais le contrôle final reste de votre responsabilité.
- **Utilisez de préférence le modèle « Terminal Bureautique »** plutôt que le terminal brut : il est conçu pour éviter les erreurs et respecter les standards internes.
- **Ne traitez pas de données personnelles ou sensibles** (niveau « secret » ou « confidentiel ») via le terminal sans avoir préalablement vérifié l’habilitation du document avec votre responsable.
- **Conservez vos fichiers sources** : gardez une copie de vos documents originaux avant toute transformation automatique.

<div class="relative w-full group mb-2" id="bkmrk--9"><div class="scrollbar-hidden relative overflow-x-auto max-w-full">  
</div><div class=" absolute top-1 right-1.5 z-20 invisible group-hover:visible flex gap-0.5"><div class="flex"></div></div></div>