Gérer vos dossiers sur Sophia
À quoi servent les dossiers ?
Un dossier sur Sophia est un espace de travail personnel que vous créez pour regrouper vos conversations autour d’un même projet, thème ou interlocuteur. C’est comme un classeur numérique : vous y stockez toutes les discussions liées à un sujet précis.
📌 Exemple :
Créez un dossier “Projets municipaux 2025” pour y rassembler toutes vos conversations sur ce sujet.
1.A. Créer un nouveau dossier
Le but de cette étape est de créer un espace dédié pour organiser vos échanges avec Sophia.
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Étapes à1. suivre :
→ 1. Sur la bande latérale gauche, cliquez sur la section « Dossiers »→ 2. Cliquez sur le bouton + pour créer un nouveau dossier→ 3. Dans la fenêtre qui s’ouvre, donnez un nom explicite (ex. : “Référentiel RH”, “Budget 2025”)→ 4. Cliquez sur « Valider » → votre dossier est créé !
📌 Vous pouvez ensuite y déplacer des conversations existantes ou lancer de nouvelles discussions directement dans ce dossier.
2.B. Utiliser le Prompt Système dans un dossier
Chaque dossier peut avoir un Prompt Système : un texte qui définit le rôle ou le contexte de Sophia pour ce dossier.
📌 À quoi ça sert ?
Cela permet de guider Sophia pour qu’elle réponde avec un ton, un style ou des connaissances spécifiques à ce projet.
👉 Exemple de Prompt Système :
“Tu es un assistant municipal spécialisé dans la gestion des dossiers d’urbanisme. Réponds de manière concise, en citant les articles de règlement applicables lorsque c’est pertinent.”
➡️ Étapes à1. suivre :
→ 1. Ouvrez le dossier que vous venez de créer (ou un existant)→ 2. Cliquez sur l’icône ⚙️ (paramètres) ou « Modifier le dossier »→ 3. Dans la section « Prompt Système », collez ou rédigez votre instruction→ 4. Cliquez sur « Enregistrer »
✅ Sophia utilisera ce prompt à chaque fois que vous discutez dans ce dossier.
3.C. Attacher une Base de Connaissance à votre dossier
Vous pouvez téléverser des documents (PDF, Word, TXT…) pour que Sophia les lise et y réponde.
📌 À quoi ça sert ?
Sophia pourra extraire des informations précises de vos fichiers pour vous répondre.
👉 Exemple de question :
“Quelles sont les conditions pour obtenir une subvention culturelle selon le document que j’ai uploadé ?”
➡️ Étapes à suivre :
→ 1. Ouvrez votre dossier→ 2. Cliquez sur « Ajouter des fichiers » ou « Base de connaissance »→ 3. Sélectionnez vos fichiers (PDF, Word, etc.) et cliquez sur « Téléverser »→ 4. Sophia les indexe automatiquement → vous pouvez dès lors les interroger !
💡 Astuce pro :
Utilisez les dossiers pour séparer vos sujets (ex. : RH, urbanisme, événements) et personnalisez chaque dossier avec :
👉
👉 Une base de connaissance spécifique.
👉 Cela rend vos échanges avec Sophia plus précis, plus efficaces et mieux organisés..